Empieza por el problema, no por la herramienta
Escribe qué ocurre hoy, quién interviene y qué consecuencia tiene. Por ejemplo: una factura llega por correo, alguien la guarda, otra persona la vuelve a registrar y el responsable no sabe si está aprobada. Esa descripción permite evaluar una solución mucho mejor que pedir ‘un sistema con IA’.
Elige un proceso para la primera etapa. Define qué quieres mejorar y registra cómo funciona antes de cambiarlo. El resultado puede medirse en tiempo dedicado, registros duplicados o pendientes que se quedan sin responsable.
Pide una demostración con una tarea completa
Usa información de prueba representativa, sin datos sensibles. Pide que el proveedor muestre desde dónde llega la información hasta dónde termina el proceso. No basta con que una pantalla muestre el resultado: necesitas ver las validaciones y lo que pasa cuando falta un dato.
- ¿Qué parte está disponible y qué parte requiere desarrollo?
- ¿Qué se conecta con nuestros sistemas actuales?
- ¿Qué debe revisar o aprobar una persona?
- ¿Qué ocurre si el dato está incompleto o es incorrecto?
- ¿Dónde queda el soporte de cada acción?
- ¿Quién nos acompaña después de la puesta en marcha?
Aterriza la propuesta por escrito
La propuesta debe separar configuración, integraciones, migración, capacitación, soporte y consumos variables. Pide que los supuestos de volumen y participación de tu equipo estén visibles.
Acuerda también cómo se aceptará la primera etapa: qué casos se probarán, quién los validará y qué se hará si algo no cumple. Es más útil un primer alcance verificable que una promesa de resolver toda la empresa de una vez.
